2020.02.26

正しい異動の挨拶とは?好印象を与える部署異動の挨拶とメールの注意点

会社の異動が決まりました。

会社内での異動が決まった。いざ「異動する」とわかると、様々な感情が湧き上がってくる。

失敗をした時、叱りながらも支えてくれた上司。

何度も飲みに行って、くだらない話に付き合ってくれた同僚。

仕事が上手くいかない時や、疲れ切ってしまった時は、ポジティブに考えることができなかった。

それでも今日まで続けてこれた。

本当にたくさんの経験を重ねてきたからこそ、この異動を大切な節目にしたい。

今所属している部署の皆に、どんな異動の挨拶をすればいい?

そして、異動先の部署への好印象な挨拶とは?

異動をきっかけに、今までの取り組みに終止符が打たれ、新しいスタートを切ることになる。

正しい異動の挨拶を知って、スッキリとした気持ちで新生活へ臨もう。

正しい異動の挨拶とは?いい印象を残したい。

会社内での異動が決まった際、正しい挨拶をすれば周囲に良い印象を残すことができます

仕事をしていると、良いこと・悪いことの両方を経験するもの。異動に対して「嬉しい」「悔しい」「寂しい」「実感が湧かない」など、実に様々な感じ方があります。

挨拶をすることで、こうした気持ちに良い区切りを付けたり、安心して新しい仕事へと臨めるように。

周囲からの印象をアップすることで、不安要素を取り除くことにも繋がります。

正しい異動の挨拶は、仕事を円滑に進めるために身に着けておきたいスキル。会社で長く勤める場合、過去の人脈が物を言う場面も訪れます。

そこでここでは、正しい異動の挨拶や注意点を徹底解説。異動が決まった際の参考にしてみましょう。

おすすめ記事
責任感の強い社会人になろう!9つの特徴を紹介

仕事に対する責任感を高める|責任感が強い社会人に共通する9つの習慣

 

部署異動の挨拶3つのポイント

部署異動が決まった後の挨拶では、将来を見越した対応をすることが大切。異動しても社内で働き続けることになるため、もう一度会ったとしても前向きに思えるような挨拶が望ましいです。

では、異動の挨拶ではどんなところを意識するといいのか?

挨拶する際に心がけたい“3つのポイント”をご紹介していきます。

異動の挨拶は一度きりしかありません。お互いの心を軽くできるよう、ちょっとした工夫を重ねてみましょう。

1.誰に何を伝えたいかを明確にする

いざ異動の挨拶をするにも、アドリブで話すと「ああいえば良かった」「これを伝え忘れた」と後悔してしまうことがあります。そこで、異動の挨拶をする前に、事前に挨拶文を書き出してみましょう。

上司・部下・同僚・取引先など、相手別に書き出すのがポイント。文字にすることで、自分の中で“何を伝えたいのか”がハッキリしてきます

自分も相手も満足いく異動の挨拶をするためには、事前に準備しておくことが大切です。

2.消極的な内容は発信しない

仕事をする中で、時には辛い気持ちを味わうケースがあります。今まで働いた部署にトラブルになった相手がいると、異動の挨拶でネガティブな言葉が出そうになることも。

しかし、異動の挨拶で消極的な内容は発信しない方がベターです。異動しても社内で働き続けるため、いつどこでまた関わるかわかりません。

今まで良い関係性を築けなかった相手とも、挨拶をきっかけに良い締めくくりに導くことができます。将来を見据えて、後々自分が働きやすくなる挨拶にしましょう。

おすすめ記事
仕事が辛い時、どうやって乗り越えたらいい?15の方法を紹介します

仕事(職場)がしんどい。仕事が辛い時・しんどい時の乗り越え方15選

3.自分という存在を多くの人に伝える場と自覚する

異動の挨拶は良くも悪くもインパクトを与えます。挨拶は「自分という人間を多くの人に伝える」ことへと繋がるのです。

そのため、軽率な内容・中身のない内容にならないように充分に注意しましょう。

礼儀正しく心に響く挨拶ができれば、「良い人だった」「素敵な人と仕事できる」と思ってもらえるように。

逆に適当な挨拶をすれば、「そういう人だったんだ」「これからが心配だな」と感じさせます。

異動の挨拶を受ける側の気持ちに立って、丁寧に挨拶することが重要です。

直接挨拶するときの注意点

異動の挨拶でしっかりと思いを届けるには、直接会って伝えることが最も効果的。ですが、直接挨拶する時にNGな対応をすると、挨拶の効果が充分に発揮できなくなります

ここからは、直接挨拶する時の注意点をご紹介。対面で挨拶する際は、前述した「何を伝えるか事前準備する」だけでなく、工夫したいポイントがあります。

注意点を知ることで、緊張せず本来の自分を出せるように。正しい異動の挨拶を実践して、挨拶の効果を最大限にアップさせましょう。

1.予め時間を決めておく

転職や退職ではなくあくまで「異動」だからこそ、業務を進めるうえで支障が出ない挨拶にする必要があります。

例えばミーティング終わりに慌てて伝えたり、移動中の車内で手短に済ませるのは良いとはいえません。あらかじめ時間を決めて、時間配分や伝えたい事を念頭に入れて挨拶しましょう。

取引先の場合は会社単位で関わっているため、異動後も変わらず取引してもらえるよう、会社の顔として安心感を与える挨拶にすることがポイント。スムーズに異動の挨拶を済ませましょう。

 

2.関わった期間に関係なく感謝する

異動の挨拶をする際、仕事で関わった人には等しく感謝することが大切です。

中には関わった期間が短かったり、感謝するほどのやり取りすらなかった場合も。ですが、異動の挨拶は「感謝の言葉」を使うことで、お互いに良い気分で締めくくることができます

関わった人にだけ丁寧にすればOK。あまり接点がなかった人への挨拶は必須じゃない。

このように対応すると、丁寧に異動の挨拶をしてもらえなかった人が「ないがしろにされた」と感じてしまいます。

3.異動先の部署には直接挨拶に行く

ここまでは異動する前の部署への挨拶がメインでしたが、異動先の部署への挨拶も大切。そして、異動先への挨拶は自分から「直接出向く」のが基本です。

異動前に引継ぎのタイミングがあれば、その際に挨拶をしてもOK。

異動先への挨拶が好印象だと、異動した後に円滑に仕事を開始することができます。

やむを得ない事情がない限り、メールや電話だけで済ませない方がベター。直接挨拶に行った方が好印象に繋がります

4.不本意な異動でも、前向きな姿勢を見せる

自分の意思が反映されない異動だと、素直に喜べないこともあります。ですが、不本意な異動であっても、前向きな姿勢を見せた方が周囲へ良い印象を与えられます

「異動したくなかった」と思っている人が来ても、受け入れる側は複雑な気持ちになってしまうもの。前向きな姿勢でいてくれた方が、実際に仕事がスタートした時に「一緒に頑張ろう」と思えます。

異動が決まった後は、なるべく前向きな言動を心がけて、少しでも良い未来に繋がるように意識してみましょう。

メールで挨拶するときの注意点

立場やスケジュールによっては、直接ではなくメールで挨拶することもあります。メールは文字として残るからこそ、丁寧に心を込めて送ることが重要です。

また、NGなメールを送ればせっかくの挨拶がマイナスに働くことも。メールは後から修正できないため、慎重さが求められます。

ここからは、メールで挨拶する時の注意点をご紹介。受け取り手が「丁寧な挨拶だな」と感じるには、どんな点を意識すると良いのか、一つずつ見ていきましょう。

1.それぞれ個人宛に送ると好印象

一斉送信でメールを送ると楽ですが、業務的な印象を与えかねません。

心に響く文面だとしても、「あなたへの挨拶です」という特別感が重要なのです。

異動の挨拶は個人宛に送ると好印象。自分のために送られたメールであれば、誰しも「嬉しい」と感じられます。

また、関わりの深かった相手には、その人ならではのエピソードを入れられるとベスト。過去の認識が良い印象で上書きされ、素敵な異動の挨拶になります。

2.誤字脱字のチェックをする

どんなに素敵な文章でも、誤字脱字があると一気にイメージダウンしてしまいます。

業務上のやり取りであれば、情報を伝えるのが一番の目的なので、誤字脱字があったとしても大丈夫。ところが、異動の挨拶は“相手に心地良くなってもらうこと”が目的です。

誤字脱字からは「雑な印象」を受けます。メールを送る前には、焦らずじっくりと誤字脱字のチェックをしましょう。

取り消しができないメールだからこそ、重要な連絡の時は誤字脱字に注意することが鉄則です。

3.異動直前まで送信しない

異動の挨拶をメールで送る際は、タイミングや時期にも注意しましょう。

あまりに早い時期に送信すれば、「もう異動のことを考えてるの?」「今の仕事は終わったと思ってるの?」と感じてしまう人も少なからずいます。

もちろん、全ての人がネガティブに捉えるわけではありません。ですが、一度きりの異動の挨拶だからこそ、誤解がないように配慮したいもの。

異動直前までは挨拶メールを送信しない方が賢明です。

4.異動前の部署に感謝を伝える内容を添える

直接異動の挨拶をする時と同様、メールでの挨拶も「感謝」を伝えることがポイントになってきます。

感謝の言葉がないと、相手も「なぜメールをしたのだろう?」「なんだか形式上の挨拶に思える」と、物足りなさを感じるように。

異動前の部署へ挨拶する最大の目的は「今までありがとう」と伝えることです。

最も強調できる部分に感謝の言葉を置き、メールの趣旨がわかりやすくなるように、意識してみましょう。

 

正しい挨拶でデキる社会人に!

正しい異動の挨拶をすることで、二つの効果を得ることができる。

一つ目は“自分の心が整理される”こと。

異動の挨拶が一つの区切りになり、異動を前向きに考えられる。

今まで頑張って良かった。次の部署でも自分らしく頑張ろう。

そう思うきっかけに繋がる。

二つ目の良い効果は“周囲からの評価が変わる”こと。

職場の人へ良い印象を与えられれば、自分にとって仕事がしやすい環境へと一歩ずつ近づく。

会社はたくさんの人が役割を担って回しているもの。

周囲からの評価を良くすることで、自分へと還元されていく。

だからこそ、異動の挨拶を何となく済ませず、チャンスと捉えて丁寧に実践することが大切。

異動する前の人間関係も、異動先の人間関係も、どちらも味方につける挨拶をしよう。

 

 

この記事は、悩んでいる方に寄り添いたいという想いや、筆者の体験に基づいた内容で、法的な正確さを保証するものではありません。サイトの情報に基づいて行動する場合は、カウンセラー・医師等とご相談の上、ご自身の判断・責任で行うようにしましょう。

 

人に話せない悩みも、今まで居場所がないと悩んでいたことも全て、ここでなら話せる。自分が一歩を踏み出せば、世界が変わる。今辛い自分は、明日には笑えるかな?そんなあなたへ。待ってるね。

岡 あい
岡 あい
言葉と音楽をこよなく愛するライター。「生きる意味」や「人生とは何なのか」を、今日も考えています。

コメントを書く

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

DariaMeをフォローする